Políticas de privacidad




Fecha de vigencia de los Términos: 1 de enero de 2018


TÍTULO PRIMERO CLIENTES TITULARES Y USUARIOS


CAPÍTULO PRIMERO DISPOSICIONES GENERALES

Artículo 1:

Objeto: La presente política de tratamiento de la información (en adelante la “política”) regulan la recolección, almacenamiento, uso, circulación y supresión de aquella información que OCICO S.A.S. (en adelante la empresa) reciba de los usuarios, titulares y clientes en los distintos puntos de recolección de información, tales como: portal web www.ocico.co, www.canbox.com.co app COCIO PET CAREy redes sociales, de acuerdo con las disposiciones contenidas en la Ley Estatutaria 1581 de 2012, por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.

Artículo 2:

Definiciones: Para efectos de comprender el ámbito y aplicación de la presente política de tratamiento de bases de datos se entenderán los siguientes términos:

  1. 1. OCICO: es una empresa que comercializa productos para mascotas y productos para el hogar y mas productos y para el desarrollo de su actividad requiere de datos que deben ser suministrados por usuarios de la página web, app, titulares y clientes.
  2. 2. Usuarios de la página web: son aquellos usuarios que navegando en el portal web www.ocico.co le manifiestan a OCICO su interés de ser clientes de la empresa; y autorizan a OCICO a incorporar sus datos a su base de datos adquieren la connotación de titulares.
  3. 3. Titulares: Son aquellas personas naturales, que postulan a ser clientes de OCICO.

Clientes: los clientes son aquellos titulares que hayan sido catalogados por OCICO como tal, según las políticas comerciales de la empresa. Todo cliente de OCICO es titular de la información, pero no todo titular es cliente de OCICO.

Consentimiento: Es la manifestación previa, libre y expresa que emite el Usuario de la página web, el titular o el cliente a OCICO con el fin de que ésta pueda tratar su información. El consentimiento también expresa la conciencia de los efectos que produce la autorización.

Tratamiento de la información: al autorizar el tratamiento de la información, el usuario de la página web y el titular de la información autorizan a OCICO a consultar en las centrales de riesgo el dato financiero,crediticio y/o comercial, que a su nombre reposa en estas, de acuerdo con la ley 1266 de 2008, a incorporar los datos a su base de datos para, administrarlos de tal manera que se cumpla con la finalidad establecida en el artículo 9 de la presente política de tratamiento, legitimada para tal efecto, incluyendo las facultades de usar, procesar y compartir la información con sus aliados comerciales.

Autorización previa: Para todos los efectos legales el consentimiento se emite antes de que el dato suministrado por el usuario de la página web o el titular, sea incorporado a cualquiera de las bases de datos de OCICO.

Aliados comerciales: Son aquellas personas naturales o jurídicas tales como Contratistas y proveedores, entre otros, que tengan relación con OCICO.

Datos personales: Son aquellos datos contenidos en la información suministrada por los Usuarios de la página web" o los titulares a OCICO, o aquellos datos que OCICO tenga de sus clientas con anterioridad a la publicación de la presente política la cual incluye datos públicos, privados o semiprivados.

Datos públicos: Son los datos considerados como tal por la misma ley o que son abiertamente disponibles al público, tales como los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público, etc.

Datos semiprivados Aquel dato que no es privado pero que requiere de los requisitos establecidos por la Ley 1266 de 2008 para ponerse a circular, tales como el dato financiero o crediticio.

Datos privados: Son aquellos datos que no son ni públicos ni semiprivados, pertenecen exclusivamente a la persona y no pueden ponerse a circular.

Formulario de preinscripción: Es aquel formulario en el que se consignan los datos que se solicitan en el portal web que diligencia Los usuarion de los usuarios de la página web.


CAPÍTULO SEGUNDO DERECHOS

Artículo 3:

Derechos El usuario de la página web, el titular, cliente o cualquier persona que tenga el convencimiento de que OCICO la tiene relacionada en su base de datos, así como sus causahabientes o representantes legales adicional a los derechos contenidos en el artículo 8 de la ley 1581 tendrán los siguientes derechos:

Toda persona tiene derecho a confirmar la existencia e inexistencia de los datos personales que fueron incorporados en la base de datos de OCICO.

El usuario de la página web, el titular, cliente, sus causahabientes O representantes legales , tienen derecho de conocer, actualizar y rectificar de manera gratuita los datos personales que se encuentren incorporados en la base de datos de OCICO, por lo menos una vez en el mes.

Solicitar prueba de la autorización otorgada a OCICO para custodiar y tratar sus datos, excepto cuando no se requiere tal autorización.

Ser informado, previa solicitud, del uso que se le ha dado a sus datos personales.

Revocar expresamente y en cualquier tiempo, la autorización para el tratamiento de sus datos.

Suprimir el dato cuando a ello haya lugar.


CAPÍTULO TERCERO REGISTRO Y TRATAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

Artículo 4:

Registro y tratamiento de la información suministrada por el titular de la información.Para el tratamiento de lainformación suministrada por el titular de la misma se seguirá el siguiente procedimiento:

El titular manifiesta su autorización libre, expresa y previa para que La empresa trate sus datos, según lo establecido en estas políticas. Para todos los efectos legales se entenderá que la autorización previa se otorgó desde antes de la incorporación de los datos personales a la bases de datos del OCICO, en consecuencia ésta tomará las medidas de precaución necesarias para proteger dichos datos.

El titular, responderá en cualquier tiempo por el uso de los datos por él suministrados ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones que OCICO pueda adelantar.

De igual manera el usuario, el titular y el cliente deberán manifestar que conocen, han leído y comprendido la presente política de tratamiento de la información y que la aceptan.

La información suministrada por El titular de la información, dentro de la solicitud de crédito será digitalizada e incorporada por OCICO a su base de datos.

OCICO o sus Aliados comerciales verificará si el titular cumple con los requisitos exigidos por OCICO para ser su Cliente.

En caso que el titular no cumpla con los requisitos para ser cliente de OCICO, la información que esté incorporada a la base de datos se custodiara en los términos establecidos en los artículos 8,9 y 10 de la presente política de tratamiento. No obstante el titular en cualquier tiempo puede solicitar la supresión de tales datos.

Si el titular cumple con los requisitos y por lo tanto, adquiere la calidad de cliente de OCICO, el término de permanencia de la información dentro de esa bases de datos respetara lo establecido en las leyes 1266 de 2008, 1581 de 2012 y en especial por lo establecido en los artículos 8,9 y 10 de la presente política de tratamiento.

Artículo 5:

Registro y tratamiento de la información suministrada por el usuario de la página web www.ocico.co. O www.canbox.com.co o app OCICO Pet Care La información que se recolecte por la página web tendrá el siguiente procedimiento.

Al visitar el portal www.ocico.co la información que se almacena automáticamente en nuestros servidores para la administración del sistema o para su procesamiento y fines estadísticos o para mantener copias de seguridad, comprende:

El nombre de dominio del proveedor (PSI) que les da acceso a la red. Por ejemplo, un usuario del proveedor XXX solo estará identificado con el dominio xxx.com.co De esta manera podemos elaborar estadísticas sobre los países y servidores que visitan más a menudo nuestro Sitio Web.

La fecha y hora de acceso a nuestro Sitio Web. Ello nos permite averiguar las horas de más afluencia, y hacer los ajustes precisos para evitar problemas de saturación en nuestras horas punta.

La dirección de internet desde la que partió el link que dirige a nuestro Sitio Web. Gracias a este dato, podemos conocer la efectividad de los distintos banners y enlaces que apuntan a nuestro servidor, con el fin de potenciar los que ofrezcan mejores resultados, en orden a satisfacer las necesidades de información de nuestros visitantes.

El número de visitantes diarios de cada sección. Ello nos permite conocer las áreas de más éxito y aumentar y mejorar su contenido, con el fin de que los usuarios obtengan una información más satisfactoria.

La información obtenida es totalmente anónima, lo que significa que no puede ser asociada a un usuario concreto e identificado; sin embargo, esperamos que todos los visitantes se registren con el fin de conocer sus gustos y poder ofrecerles en un futuro únicamente la información que resulte de su interés.

Los datos personales públicos y privados que suministren los usuarios que se encuentren en nuestro portal, mediante el lleno del formulario de registro, serán incorporados a un fichero de datos personales; siempre y cuando se logre determinar mediante el diligenciamiento de unos datos públicos y privados indispensables que certifiquen, que tal usuario es una persona natural con domicilio en Colombia. El titular de la información deberá manifestar bajo la gravedad de juramento que todos los datos suministrados por él son ciertos y que cuentan con la autorización expresa, libre y previa de relacionar los dato en el caso de suministrar información personal de terceros, de no ser ciertos estos datos, el usuario, responderán en cualquier tiempo por el uso de los mismos ante autoridad legal competente, sin perjuicio de las acciones legales que OCICO pueda adelantar sobre estas personas.

Los datos incorporados al fichero serán utilizados para gestionar el registro de los usuarios, ya sea mediante el correo electrónico o cualquier otro medio de comunicación electrónica equivalente (como SMS). El usuario aceptará de manera expresa, libre y previa al envió de la información, su autorización para verificar sus datos por medio de correo electrónico o mensaje de texto. La información contenida en el fichero se usará tanto para la correcta identificación de los usuarios registrados que solicitan servicios personalizados en el Sitio Web, como para la realización de estudios estadísticos de los usuarios registrados que permitan diseñar mejoras en los servicios prestados.

Una vez se certifique que tal persona es una persona natural domiciliada en Colombia, tal usuario adquiere la calidad de titular de la información definida dentro de ésta política en su artículo 2 literal “c” y por lo tanto, la información recogida en los ficheros de datos personales, serán dirigidas a la base de datos personales de OCICO y se le aplicará lo contenido en el artículo anterior. No obstante, el titular relacionará bajo la gravedad de juramento que toda la información por él suministrada en el formulario de registro de la página web es cierta y adicionalmente manifestará su consentimiento expreso y libre sobre la consulta previa en las operadores de la información financiera definidas en la ley 1266 de 2008 para consultar sus datos financieros y crediticios (semiprivados); así mismo manifestará de manera expresa, libre y previa a la incorporación de todos sus datos personales (públicos, privados y semiprivados) que le da a OCICO, su autorización para ejercer el tratamiento de esos datos personales; situación que no asegura que el titular de la información sea aceptada como cliente de OCICO.

Si no se logra comprobar que el usuario es una persona natural, la información que éste haya suministrado será suprimida del fichero de manera inmediata, igual situación se aplicará si la información por él suministrada adolece de no ser cierta.

Parágrafo primero: OCICO será responsable por el manejo que sus empleados o le den a su sitio web, por lo tanto quedará exonerada de cualquier responsabilidad por el mal uso que los visitantes, usuarios y/o terceros den a este sitio web, respecto a la información a la que estos accedan desde otros Sitios Web y no esté gestionada directamente por nuestro web master. La función de los links que aparecen en el Sitio Web es exclusivamente la de informar al usuario sobre la existencia de otras fuentes de información sobre la materia en Internet, donde podrá ampliar los datos ofrecidos en el Sitio Web. OCICO no será en ningún caso responsable de la información facilitada ni del resultado obtenido a través de dichos enlaces hipertextuales.

Artículo 6:

Autorización para envió de información: El titular, mediante autorización al momento de incorporar la información en su base de datos, autoriza a OCICO y a sus aliados comerciales para utilizar la misma en el envío de información comercial y publicitaria relacionada con los productos que produzca OCICO a través de (i) correos electrónicos, (ii) mensajes de texto (SMS) y/o (iii) llamadas telefónicas (celulares o teléfonos fijos) u otros medios que se pudieren utilizar para el desarrollo de la actividad comercial.

Sin embargo el cliente, el titular o el usuario de la página web podrán cancelar tal autorización enviando comunicación a OCICO mediante un email a [email protected], esto no implicará que se de aplicación al parágrafo primero del artículo 10.

Artículo 7:

OCICO dando cumplimiento a lo establecido en el artículo 10 del decreto 1377 de 2013 ha publicado en su página web, y mediante distintas comunicaciones publicitarias, comunicado en el que se solicita a todas estas personas de quienes tenemos datos nos informen si desean o no que continuemos con el tratamiento de sus datos personales, incorporados a nuestra bases de datos desde antes del 27 de junio de 2013. Por lo tanto, so pena de que si no nos manifiestan expresamente que no podemos seguir tratando tales datos, podamos seguir haciéndolo.

Artículo 8:

Permanencia del dato: El dato tendrá una permanencia en la base de datos que se verá dada por la necesidad y finalidad de su permanencia. Adicionalmente podrá OCICO suprimirlo de manera definitiva, cuando autoridad legal competente así lo haya requerido.

Artículo 9:

Finalidad del tratamiento del dato: El tratamiento de los datos tendrá la siguiente finalidad: validar la información entregada, promover, proveer, facturar y distribuir los productos, garantizar el servicio pos venta de la empresa, establecer un canal para la adecuada comunicación entre OCICO y sus clientes, proveedores, aliados comerciales, etc.; fidelizarlos, hacer investigaciones del cliente, sobre sus gustos, hábitos de consumo, análisis de características demográficas; mejora de la atención, innovar y perfeccionar los productos y servicios ofrecidos, al igual que dar a conocer noticias de interés y novedades; y en general mantener un adecuado conocimiento y comunicación del y con el cliente.

Esto permite afianzar, facilitar y desarrollar las relaciones comerciales entre OCICO S.A.S. y sus clientes, proveedores y aliados comerciales, ya sea para fines de consulta, procesamiento y uso.

Es deber del Cliente y/o titular del dato mantener actualizada la información para optimizar el beneficio que puede recibir de la compañía.

Artículo 10:

Necesidad y permanencia del dato: Los titulares Y clientes podrán acceder, modificar, actualizar o suprimir la información suministrada en cualquier momento; no obstante, OCICO de acuerdo al principio de razonabilidad y necesidad, podrá conservar la información que justificó su tratamiento atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate y a los aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información.

Una vez cumplida la finalidad y necesidad del tratamiento del dato y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, OCICO suprimirá el dato personal que tenga en su custodia.

Parágrafo primero. Si quien solicitare la revocación de la autorización y/o supresión del dato fuere una cliente activa, su decisión se entenderá como causal de terminación de la relación comercial que media entre el cliente y OCICO; por lo tanto, no podrán celebrarse nuevamente contratos de compraventa entre las partes. En consecuencia, el tratamiento de los datos se suspenderá una vez el cliente se encuentre a paz y salvo con OCICO y su supresión y eliminación de la bases de datos se hará cuando ya no sea necesario su incorporación, conforme a lo establecido en el presente artículo.

Artículo 11:

Aliados comerciales: Para lograr la finalidad definida en el artículo 9, OCICO podrá compartir únicamente los datos personales con sus aliados comerciales. Estos ayudarán a OCICO a desarrollar su actividad comercial así como facilitar y fortalecer sus relaciones comerciales con sus clientes, generando valor agregado a las mismas.

OCICO solo compartirá estos datos con sus aliados comerciales cuando entre ellos medie una relación legal o contractual. Ellos deberán respetar convenios legales para el adecuado almacenamiento, tratamiento y protección de la los datos suministrados. El aliado comercial se ajustará a esta política de protección de datos y se compromete a usar para fines legítimamente permitidos la información suministrada por OCICO.

Los aliados comerciales están obligados contractualmente a mantener dicha información confidencial y no podrá utilizar esta información para ningún otro fin sino al fin definido en el artículo 9.

OCICO también podrá transferir sus datos cuando medie orden de autoridad legal pertinente, se trate de casos legítimamente permitidos y que estos aún se encuentren disponibles en la base de datos de acuerdo a lo establecido en los artículos 9, 10 y 11 de la presente política.

Artículo 12:

Datos de menores de edad: OCICO no reconocerá como cliente a un menor de edad, así cuente con la madurez suficiente según concepto que emita su representante legal y tenga su autorización.

En caso de que OCICO determine que un menor de edad solicita ser su cliente, rechazará de plano tal solicitud y eliminará de manera inmediata los datos por él suministrados.

No obstante, OCICO sólo utilizará sus datos para efectos comerciales, pero nunca los pondrá a circular; cuando se efectué tratamiento de datos de menores, en los términos establecidos en este artículo se presume que sus padres han dado autorización y que ha emitido concepto favorable sobre la madurez que estos tienen en la opinión, escucha, autonomía y capacidad de determinar su percepción frente a los productos que produce OCICO.

En el manejo del portal web de OCICO, www.ocico.co, los menores de edad tendrán las siguientes condiciones y restricciones:

Que consulten con sus padres o tutores legales la conveniencia o no de navegar por el Sitio Web.

Que sean inscritos por los padres o tutores legales para registrarse como usuarios, o que sean autorizados por estos.

Artículo 13:

Excepción de responsabilidad: OCICO se compromete a custodiar la base de datos con todas las exigencias reglamentarias contenidas en la ley 1581 de 2012 reglamentada por el decreto 1377 de 2013, por lo tanto, OCICO no se responsabiliza por el ingreso indebido de terceros a la base de datos y/o alguna falla técnica en el funcionamiento y/o conservación de datos en el sistema de almacenamiento de la información.

En el mismo sentido OCICO y sus aliados comerciales se comprometen a estudiar con diligencia y cuidado, y previa a la incorporación de los datos de los titulares de la información y usuarios de la página web a la base de datos de OCICO, que los datos suministrados por ellos son ciertos, en consecuencia, OCICO no se responsabiliza por suplantaciones de identidad, delitos informáticos o manipulaciones indebidas que terceros realicen, por lo tanto, será la autoridad competente quien determine la ocurrencia o no de alguno de éstos ilícitos para proceder a suprimir los datos personales y tomar las acciones legales a que haya lugar.

Artículo 14:

Declaración de conocimiento de las políticas de privacidad: El titular de la información, declara que conoce la presente política de tratamiento de datos y que acepta que OCICO haga el tratamiento de los mismos con el fin de establecer una relación comercial entre OCICO y su cliente.

Artículo 15:

Conocimiento, actualización y supresión de datos: OCICO recibe información de aquellas titulares que deciden voluntariamente registrar la información solicitando el consentimiento voluntario, libre, previo y expreso para almacenarla de forma adecuada y segura, así mismo ejercer uso responsable de la misma y finalmente permite que en todo momento y por los medios definidos en el capítulo IV de la presente política de tratamiento OCICO pueda verificar la exactitud de esta información y tomar las medidas para su actualización y/o eliminación.

Artículo 16:

Uso de cookies: Las cookies son archivos que recogen información a través de una página web sobre los hábitos de navegación de un usuario o de su equipo y eventualmente podrían conformar una base de datos de información anónima de preferencias e intereses.

La información recogida por este medio es utilizada para mejorar la experiencia en la navegación, adaptar el sitio a los intereses individuales, crear perfiles anónimos y poder mostrar desde nuestro sitio web o de terceros, publicidad basada en el análisis de los hábitos de navegación.

La información almacenada en las cookies de nuestro sitio web es utilizada exclusivamente por nosotros, a excepción de aquellas identificadas como “cookies de terceros”, que son utilizadas y gestionadas por entidades externas para proporcionarnos servicios solicitados por nosotros para mejorar los servicios y la experiencia al navegar en el sitio web. Los principales servicios para los que se utilizan estas “cookies de terceros” son la obtención de estadísticas de accesos y garantizar las operaciones de pago realizadas.

La información almacenada por este medio no se combina con datos de carácter personal o privado que permitan identificar a una persona determinada o que pueda comprometer su privacidad.


CAPÍTULO CUARTO PROCEDIMIENTO PARA PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS Y ACTUALIZACIONES.

Artículo 17:

Mecanismo de recepción: El mecanismo mediante el cual el usuario de la página web, el titular, cliente o cualquier persona que tenga el convencimiento de que OCICO la tiene relacionada en su base de datos, así como sus causahabientes o representantes legales, podrá solicitar el conocimiento, actualización, rectificación, supresión de la información y también la revocación de la autorización; podrá hacerse a través de el correo electrónico [email protected], en el domicilio de OCICO el cual es la carrera 47a # 95 -26 Bogotá.

Parágrafo primero: La línea 3044083080 solo es un medio de información para comunicar el procedimiento contenido en esta política de tratamiento sobre las acciones pertinentes en el conocimiento, actualización, rectificación y supresión de la información así como la revocación de la autorización.

Parágrafo segundo: Si quien solicita la información es un causahabiente o representante legal, deberá demostrar el parentesco que el usuario de la página web, el titular o el cliente tenía respecto a él.

Parágrafo Tercero: En caso que el usuario de la página web, el titular o el cliente sean declarados interdictos, deberá enviar certificación o documento que así lo certifique.

Artículo 18:

Tramite de la recepción: Una vez el usuario de la página web, el titular o cliente nos envíen la petición por cualquiera de los medios definidos en el artículo anterior (dirección electrónica, a través de nuestro portal web, en el domicilio legal de OCICO) se efectuara el siguiente procedimiento.

Para poder tramitar la solicitud, el el usuario de la página web, el titular o cliente, deberá diligenciar dentro de su petición los siguientes datos:

El envío de la respuesta emitida por OCICO se hará a la dirección relacionada en la solicitud.

OCICO responderá a todas las peticiones de conocimiento, actualización, rectificación y supresión de la información y también de la revocación de la autorización, que se realicen de manera respetuosa, dentro de un término de 15 días hábiles contados a partir de la recepción de la petición. Si no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho termino, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se procederá a darle respuesta misma que no podrá superar los 8 días siguientes a su vencimiento.


CAPÍTULO QUINTO VIGENCIAS Y MODIFICACIONES.

Artículo 19:

Modificación: OCICO S.A.S. se reserva el derecho a modificar esta Política en cualquier momento avisando debidamente a todos sus clientes y titulares mediante correo electrónico, portal web, prensa, o cualquier medio que se estime conveniente para comunicar el cambio. Toda modificación entrará en vigencia y tendrá efectos frente a los clientes desde su publicación en el canal correspondiente. En consecuencia, se recomienda a los clientes visitar y consultar frecuentemente los el portal web www.ocico.co, para conocer de estos cambios.